Laatst bijgewerkt op 3/10/2023
Welkom bij iDocta. Deze privacy- en GDPR-verklaring voor iDocta beschrijft hoe wij omgaan met persoonlijke informatie die wordt verzameld tijdens uw bezoek aan onze website.
Privacy en gegevensbescherming zijn cruciale kwesties in de digitale wereld van vandaag. Met de continue stroom van data en informatie moeten bedrijven en organisaties die klantgegevens beheren ervoor zorgen dat hun praktijken voldoen aan wetten en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG-verklaring schetst de vereisten waaraan bedrijven moeten voldoen om ervoor te zorgen dat alle persoonlijke gegevens die ze verzamelen, verwerken en opslaan op een wettige, eerlijke en transparante manier worden verwerkt. Het handhaaft ook de rechten van individuen, waardoor zij controle hebben over hun persoonlijke informatie en het recht hebben om te weten hoe het wordt gebruikt. Om te voldoen aan de AVG, moeten bedrijven processen implementeren voor het verkrijgen van uitdrukkelijke toestemming, omgaan met gegevens lekken en beheren van toegangsverzoeken. De AVG-verklaring is een cruciaal aspect van de bescherming van privacy rechten en bedrijven moeten het serieus nemen om het vertrouwen van hun klanten te waarborgen en hun gegevens te beschermen.
iDocta BV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. iDocta BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van doeleinden waarvoor ze verstrekt zijn;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
1. Verzamelde gegevens
Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we automatisch bepaalde informatie over uw apparaat, inclusief informatie over uw webbrowser, IP-adres, tijdzone en enkele van de cookies die op uw apparaat zijn geplaatst.
Daarnaarst verzamelen we persoonlijke informatie die u vrijwillig verstrekt, zoals naam en e-mailadres, wanneer u bijvoorbeeld een formulier invult of contact met ons opneemt.
2. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies om uw ervaring te verbeteren. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die op uw apparaat worden geplaatst en vaak een anonieme unieke identificatie bevatten. Ze worden gebruikt om bijvoorbeeld uw voorkeuren te onthouden en het algemene gebruik van de site te begrijpen.
3. Analytics
We maken gebruik van analytics-services van derden om informatie te verzamelen en bij te houden over hoe gebruikers onze site gebruiken. Deze gegevens helpen ons de prestaties van de site te analyseren en te verbeteren.
4. Gebruik van verzamelde informatie
Alle verzamelde informatie wordt alleen gebruikt voor interne doeleinden. We delen geen persoonlijke informatie met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten of als we wettelijk verplicht zijn dit te doen.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door iDocta BV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- om te kunnen deelnemen aan de achtiviteiten van iDocta BV (uitvoering overeenkomst)
- het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene, uitschrijven altijd mogelijk)
- facturatie
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- uitgebreide garantie door de fabrikant/leverancier waarbij locatie van het toestel gekend moet zijn;
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- Office 365 voor Office-toepassingen en Exchange online.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
iDocta BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar bijgehouden na laatste gebruik.
5. Beveiliging
Beveiliging van de gegevens
We nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om deze te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens iDocta BV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhoudingdaarvan.
- we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of techniesche incidenten;
- we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
6. Uw rechten
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgevens welke wij van u ontvangen hebben. Onderaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website http://www.idocta.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
7. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de werking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
8. Wijziging privacy statement
iDocta BV kan zijn privacy statement wijzigen. van deze wijziging zullen we een aankondiging doen.
9. Contact
Als iDocta BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:
iDocta BV
Roger Vansteenbruggestraat 123
8790 Waregem
info@idocta.be
0800 32 5 32
